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個人情報が含まれる書類の紛失について
新潟テクノスクールにおいて、個人情報が含まれる書類を紛失する事案が発生しました。
今後同様の事案が発生することのないよう、改めて書類の管理を徹底します。
1 事案の概要
(1) 7月20日又は21日に総務課の担当職員が減免申請書類を受領したが、8月下旬に担任指導員が
減免申請処理が未完了であることに気づき、総務課の担当職員に催促した。
この時、総務課長等上司への報告、相談を怠った。
(2) 9月26日頃、減免申請処理がいまだ未完了であることが判明し、この時点で申請書類の所在が
不明であることを総務課長は認知した。
(3) 10月2日、校長は申請書類の所在不明を認知したが、職員室にあると推測し、書類の捜索を
継続したものの、直ちに個人情報紛失の報告を行うべき案件との認識が不足していた。
(4) 10月26日、書類の捜索結果から所属としては書類を紛失したものと判断し、校長は報告資料の
作成を総務課長に指示したが、他の業務の対応等に追われ、主務課である雇用能力開発課への報告が
11月9日となった。
※ 申請書類は職員室内で受け渡し及び保管されており、外部に持ち出された可能性は極めて低い。
2 紛失した書類
授業料等減免申請書類1件分（家庭状況調書及び市町村民税課税証明書を含む）
3 対応
訓練生及び保護者に経緯を説明し、謝罪しました。
4 再発防止策
(1) 個人情報を含む重要書類の収受・保管を総務課長確認のもと厳格に行い、また保管時に処理状況を
確認するなどにより再発防止を指導します。
(2) 個人情報の紛失や報告の遅延など、組織として個人情報に対する危機管理意識が不十分だった
ことから、所属長を含む各職員に対して個人情報の適正管理を徹底します。
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