個人情報を含む書類の紛失がありました

個人情報を含む書類の紛失がありました

主内容

　新潟地域振興局地域整備部において保管していた、個人情報を含む「宅地建物取引業の免許更新に係る申請書」を紛失する事案が発生しました。

　なお、当該書類は外部に持ち出すものではなく、現在のところ、個人情報の外部流失は確認されておりません。

1　事案概要

　8月6日　  宅地建物取引業の更新に伴う書類を整理するために、部内のキャビネットに保管していた事業者の申請書類を確認していたところ、1社の書類がないことに気づきました。直ちに執務室内を探しましたが、発見できませんでした。

　8月7日～　引き続き部内を捜索しましたが、発見できませんでした。

　8月21日   当該事業者に対し、経緯を説明の上で謝罪しました。

2　紛失書類

　(1) 書類名

　　  宅地建物取引業の免許更新に係る申請書（副本）

　(2) 含まれる個人情報

　　  企業代表者の氏名、生年月日が記載されている免許申請書等

3　想定される紛失原因

　令和4年度に事業者から申請を受けた宅地建物取引業の更新に係る申請書（副本）※について、審査終了後、部内で保管していた更新前の副本のみを破棄すべきところ、誤って更新前・後の副本を一緒に破棄した可能性が想定されます。

※　5年ごとの更新、正本は土木部都市局建築住宅課で保管、副本は部内で保管

4　再発防止策

　今後、同様の事案が発生することがないよう、旧副本を廃棄する際は、必ず複数の職員で確認を行うことを徹底します。

　本件についてのお問い合わせ先

　新潟地域振興局地域整備部

　  ［担当］副部長　飯塚

　   電話：（直通）025-273-3168