【三条】個人情報を含む書類の紛失がありました

　申請者から三条地域振興局健康福祉環境部に提出された指定難病に係る医療費助成の更新申請書に添付された個人情報を含む課税証明書2名分を紛失する事案が発生しました。
　なお、現在のところ、個人情報の外部流出は確認されておりません。

・7月28日 申請者から､課税証明書2名分（本人及び配偶者）が添付された指定難病の更新申請書が提出され、担当職員が対応した。
申請者の加入医療保険に変更があったため、担当職員は申請者に変更届を記入してもらい、更新申請書類一式及び変更届書類一式（※1） を整えた。しかし、加入医療保険の変更による自己負担上限額に変更がなかったため、更新申請書への付記で足りることから、修正された更新申請書に、原本証明書2名分の方を添付したまま（※2）、この日の処理を終えた。
※1　加入医療保険の変更により、自己負担上限額に変更がある場合は、更新申請書には課税証明書原本証明書を、変更届には原本を添付する。　　
※2　更新申請書類のみ提出の場合は、課税証明書の原本を添付する。

・7月31日　別の職員が、7月28日受理分の更新申請書類を確認した際に、当該申請者の書類に課税証明書原本ではなく、原本証明書が添付されていることに気づき、事務所内を捜索したが発見できなかった。
　　　　　　　
・8月2日　当該申請者が課税証明書原本を所持していないことを確認し、引き続き事務所内を隈なく捜索しても発見できなかったことから、誤って不要となった変更届と一緒に課税証明書原本をシュレッダーで破棄した可能性がある。

・8月21日　申請者及び配偶者に経過を説明し、謝罪した。

(1)　書類名
　　 市民税・県民税所得（非）課税証明書　2名分
(2)　含まれる個人情報
　　 住所、氏名、生年月日、所得金額等

　今後、同様の事案が発生することがないよう、改めて個人情報関係文書の管理手順を定め、徹底してまいります。